Solliciteren via de webcam: 'Zorg voor daglicht en zet pling-geluiden uit'

Op het Instagramaccount van Independent Recruiters delen HRM-medewerkers foto's van zichzelf met een duim omhoog, achter hun geïmproviseerde werkplek in de woonkamer, werkkamer of keuken. Een laptop, een kopje koffie en een webcam, meer lijken ze niet nodig te hebben om hun werk te kunnen doen.

Ander gevoel

Voor een eerste kennismaking gebruikten sommige bedrijven sowieso al videosoftware, zegt senior consultant recruitment Erik Versteeg van Balance. Dit bedrijf heeft 21 vacatures open staan, onder meer voor risicomanagers en projectcoördinatoren.

"Je kunt op afstand best redelijke gesprekken voeren, telefonisch maar zeker via een videocall. Je ziet dan hoe iemand erbij zit en ziet elkaars gezichtsuitdrukkingen. Voor een eerste gesprek, werkt het goed. Maar vervolgrondes of sollicitatiegesprekken en kennismakingen die niet urgent zijn, plan ik liever voor medio april in. Fysiek contact geeft toch een ander gevoel, het is persoonlijker."

De oproep om niet naar kantoor te komen vanwege het coronavirus, vertraagt de processen wel. Maandag sprak Versteeg bijvoorbeeld een kandidaat die hij in andere gevallen op korte termijn op kantoor had uitgenodigd. "Normaal had ik hem op basis van het telefoongesprek uitgenodigd voor een nadere kennismaking. Nu stuur ik wat informatie per mail. En dan kunnen we altijd medio april iets inplannen. Het tempo gaat dus iets naar beneden."

Alleen werving kritische functies

Grote bedrijven gebruiken al langer videocalls bij hun sollicitaties. ING deed dat bijvoorbeeld al bij de werving van trainees, vertelt een woordvoerder. "Maar until futher notice is alles met video."

ING heeft momenteel 241 vacatures online staan. Voor niet alle functies wordt nu echter actief geworven. "Veel staat op een laag pitje. Alleen voor de kritische functies gaan de sollicitatiegesprekken nu door, bijvoorbeeld voor betaalspecialist."

Ook Philips heeft al ervaring met videosollicitaties. "Het voordeel is dat een kandidaat geen vrij hoeft te nemen. In principe kan de hele sollicitatieprocedure digitaal worden uitgevoerd. De videoverbindingen zijn dusdanig goed dat het lijkt alsof je elkaar in real life ziet", zegt een woordvoerder.

"Normaal gesproken vinden het we het fijn om kandidaten ook collega's persoonlijk te laten ontmoeten en de werkomgeving te laten zien. Echter, in de huidige situatie is dat niet wenselijk."

Andere voorbereiding

Nood breekt wet, begrijpt ook Aaltje Vincent die verschillende boeken over solliciteren schreef en nu zowel sollicitanten en recruiters coacht. Een videogesprek vraagt echter wel een andere voorbereiding van de sollicitant, meent ze. En ook recruiters zouden er iets anders mee om moeten gaan.

"Stel een kandidaat gerust, nog wat meer dan normaal. Solliciteren is al spannend en dan komt deze techniek er ook nog eens bij."

Op LinkedIn publiceerde ze een vlog waarin ze kandidaten en recruiters tips geeft voor een goed video-gesprek. "Met die tips probeer ik mensen te behoeden voor fouten. Zodat je als sollicitant niet in je pyjama achter de webcam kruipt, om het maar even te overdrijven. "

'We doen een videogesprek'. Het klinkt zo eenvoudig, maar het begint al met de keuze voor een bepaalde techniek, zegt Vincent. Zo is er keuze uit onder meer Facetime, Talk, Skype, Zoom, Google duo, Whereby, Google Hangouts, Jitsi, Talky en Cammio, wat speciaal voor recruiters bedoeld is.

Technische tips

Vincent: "Zorg er als recruiter in ieder geval voor dat de software AVG-proof is. En regel een handleiding voor je sollicitanten. Daarmee maak je het voor de kandidaten makkelijker om in hun comfortzone te komen. Als sollicitant mag je ook best om die handleiding vragen. En vraag of je de software een dag van tevoren mag testen."

Gebruik liever een bekabelde verbinding dan een wifi-verbinding, adviseert ze verder. Test vooraf het geluid, zorg voor een volle batterij of leg je apparaat aan de lader. Zet andere programma's allemaal uit en zorg dat er geen popups of pling-geluiden komen. En spreek af wie er opnieuw inbelt als de verbinding wegvalt: de kandidaat of de potentiele werkgever. "Het klinkt als open deuren, maar niet iedereen staat er bij stil."

Daglicht

Zorg verder dat een laptop op ooghoogte staat. Bij een smartphone kun je een statief gebruiken, vervolgt ze. "En zorg ervoor dat er daglicht op je gezicht valt. Of laat een lamp in je gezicht schijnen, maar niet achter je. Dan krijg je hele nare schaduweffecten."

De radio aan bij een sollicitatiegesprek? Liever niet. En laat je kinderen even niet storen. "En zorg voor een rustige achtergrond, sommige mensen hebben landkaarten aan de muur hangen, maar dat leidt af van de focus op je gezicht. En je mag best aantekeningen maken, maar doe dat op een kladblok en ga niet zitten typen. Dat geluid is hinderlijk."

Inhoudelijk moet de kandidaat zich hetzelfde voorbereiden als bij een face to facegesprek, benadrukt Vincent. Ook al zit je in je huiskamer, het blijft een serieus en inhoudelijk gesprek dat misschien je toekomst bepaalt. "Je wilt door naar de volgende ronde. Geef antwoord zoals je bij een gesprek op locatie ook zou antwoorden."

Zeg als sollicitant gerust dat het de eerste keer is dat je solliciteert via een videogesprek, adviseert ze. "Daar hebben recruiters begrip voor. Iedereen zit nu in hetzelfde schuitje en misschien is het voor de recruiter ook de eerste keer."

Ook bezoek aan bedrijf brengen

Voor een eerste gesprek is een videocall prima. Maar voor verdere gesprekken, adviseert Vincent toch om echt bij elkaar te komen. "Stuur daar als sollicitant ook op aan, ook als de werkgever haast heeft. In deze markt moet je er vaak een baan voor opgeven, dan wil je weten waar je terecht komt. Pas bij een bezoek aan een bedrijf, weet je of het goed voelt en hoe de sfeer is."

Sommige kandidaten of recruiters voelen zich echt niet goed bij een videogesprek, merken ze bij Rabobank.

"Managers die nu een vacature hebben, wordt gevraagd of ze de selectie voort willen zetten via videogesprekken. Als ze dit niet willen en een kandidaat echt face to face willen zien, wordt het selectieproces uitgesteld tot nader order. Als een manager het selectieproces wel voort wil zetten via een videogesprek, wordt contact gezocht met de kandidaat om deze nieuwe werkwijze te bespreken.", zegt een woordvoerder van de bank.

"Beiden moeten hier comfortabel mee zijn. En als ze elkaar na een videogesprek maar voor aanname echt willen zien, dan wordt het aannametraject nu uitgesteld."