Zes vragen over de thuiswerkvergoeding: dit moet je weten

De thuiswerkvergoeding, hoe zit het ook alweer?

Sinds begin dit jaar is de ouderwetse 'vaste' reiskostenvergoeding passé. Het coronavirus en het vele thuiswerken leidden er afgelopen jaar al toe dat veel bedrijven nieuwe afspraken maakten met hun werknemers. Inmiddels is de nieuwe realiteit ook verankerd in de belastingregels.

Vanaf 1 januari mogen werkgevers hun werknemers namelijk een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten geven van twee euro per dag. Dat bedrag kan belastingvrij worden vergoed door de werkgever. Er hoeft geen loonheffing over te worden betaald. Ook voor het inrichten van een thuiswerkplek bestaat overigens een onbelaste vergoedingsmogelijkheid.

Een vergoeding is niet verplicht?

Er is geen wettelijke plicht, en dat geldt voor zowel de reiskosten- als thuiswerkvergoeding. Als er afspraken worden gemaakt vind je die meestal terug in de cao of je contract. Als dat zo is dan zal de werkgever zich er ook aan moeten houden.

Werkgevers en werknemers moeten samen afspraken maken over de vergoedingen en dat gebeurde al bij verschillende bedrijven. Rijksambtenaren kregen afgelopen jaar bijvoorbeeld 750 euro om een thuiswerkplek in te richten en een vergoeding van 2 euro per dag. Bij ING was dat respectievelijk 1000 euro en een vergoeding van 600 euro op jaarbasis. 

Ook in het nieuwe jaar zijn al weer veel afspraken gemaakt, zowel over thuiswerken in het algemeen als vergoedingen, weet de Algemene Werkgeversvereniging Nederland (AWVN). "Bij de meeste werkgevers gebeurt dat wel", zegt woordvoerder Jannes van der Velde. Verschillende organisaties deden er recent ook onderzoek naar.

Hoe zit het met die reiskosten?

Naast de thuiswerkvergoeding blijft er een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan van 19 cent per kilometer. Maar dat geldt wel alleen voor de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Er moet worden gekozen voor óf de thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding en dat kan per dag verschillen. 

"Het is het een óf het ander", zegt Jan Bertram Rietveld, Partner Tax bij Ernst & Young Belastingadviseurs. De werkgever die de vergoeding geeft moet in beeld kunnen brengen hoe het is geregeld. "Je moet aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat je het goed gedaan hebt", aldus Rietveld. Want achteraf kan om bewijs worden gevraagd.

Dat betekent dus een hoop extra administratie?

Werkgevers die met een thuiswerkvergoeding werken, zullen hoe dan ook iets moeten verzinnen om vast te leggen hoe het wordt geregeld. En daarbij ook de hulp van werknemers inschakelen. Die vullen bijvoorbeeld via apps en/of hr-systemen in op welke dagen ze naar kantoor reizen. 

De vrees bestond voor bergen extra administratie, maar dat valt reuze mee zegt Van der Velde. In feite declareren medewerkers namelijk hun gemaakte kosten en de systemen die daarvoor nodig zijn, bestaan bij de meeste werkgevers al. Bovendien kunnen er, uitzonderingen daargelaten, afspraken worden gemaakt over vaste vergoedingen (bijvoorbeeld per maand). En dat scheelt een hoop werk.

Bij softwarebedrijf Moneybird houden de 45 werknemers hun reis- en thuiswerkdagen bijvoorbeeld zelf bij in hun agenda. Aan het einde van de maand gaat er een overzicht richting HR dat weer zorgt dat het in de loonstrook wordt verwerkt. "We controleren dat verder niet, een kwestie van vertrouwen in het team", aldus Vlieg.

En dat administreren, mag dat zomaar?

"Je mag als werkgever best vragen waar iemand mee bezig is", zegt Van der Velde. Maar wie dat doet moet wel duidelijk communiceren over wat de afspraken zijn, bijvoorbeeld via de ondernemingsraad. Wie een werknemer serieus wil monitoren, moet daarentegen rekening houden met het recht op privacy. Iemand volgen mag namelijk niet zomaar. 

Uiteindelijk gaat thuiswerken ook over autonomie voor de werknemer, zegt Van der Velde. "Daar hoort geen strenge controle bij. Dat is in elk geval niet iets dat we in de praktijk veel zien."

Is 2 euro thuiswerkvergoeding wel voldoende?

Koffie, verwarming, toiletpapier, water. De thuiswerkvergoeding van 2 euro is gebaseerd op eerdere berekeningen van het Nibud. Maar met de kennis van nu is deze aan de magere kant, zo stelden kenners eerder tegenover EditieNL.

"Gezien de stijging van energieprijzen en de inflatie lijkt een hoger bedrag wel voor de hand te liggen als je thuiswerkers tegemoet wil komen", zei Piet Fortuin, voorzitter van CNV Vakmensen. Het is de bedoeling dat de overheid de vergoeding jaarlijks indexeert, maar voorlopig moeten we het hiermee doen, weet Rietveld. 

RTL Z berekende alvast wat er nu eigenlijk goedkoper is. Thuiswerken en stoken of naar kantoor op dure benzine: wie thuiswerkt komt namelijk al snel boven de twee euro uit.