Doodmoe van 9 maanden videobellen: 'Voortaan minder en korter'

Sinds de eerste lockdown zijn softwareprogramma's als Zoom, Skype en Teams niet meer weg te denken uit de thuiskantoren van werkenden. Het is ook best een uitkomst, als je niet fysiek met collega's bij elkaar kunt komen en toch moet overleggen over dat ene project of dat andere voorstel.

Meer inspanning

Maar vergaderen via videoverbinding vergt een stuk meer inspanning. Uit een peiling van RTL Z onder ongeveer 850 mensen die geregeld thuiswerken en beeldbellen, blijkt dat bijna 70 procent videovergaderen vermoeiender vindt dan fysiek vergaderen.

Beeldbellen, zeker een langere vergadersessies, vergt het uiterste van ons concentratievermogen. Helemaal als je er meerdere op een dag hebt.

Dat ligt aan de fysieke afstand tussen de mensen in een videovergadering, legt gezondheidsdirecteur Willem van Rhenen van ArboUnie uit. Als je niet bij elkaar in dezelfde ruimte bent moeten je zintuigen veel harder aan de bak om te begrijpen wat je collega's willen zeggen.

Kost meer energie, levert minder op

"Je moet veel beter luisteren, kijken en ook nog eens veel beter interpreteren. Dat kost meer energie", zegt Van Rhenen. "Aan de andere kant krijg je juist minder energie, omdat je alle secundaire signalen - bijvoorbeeld een klein grapje tussendoor - mist."

Bovendien ergeren werkenden zich ook tijdens de vele 'calls' die de coronacrisis heeft veroorzaakt. Vooral aan technische problemen en haperende verbindingen, maar collega's die de techniek niet beheersen zijn ook een bron van frustratie. Een kwart stoort zich aan collega's die na maanden oefenen de knoppen nog altijd niet beheersen.

Maar alle ergernis en vermoeidheid ten spijt, videovergaderen is een blijvertje. Ruim 55 procent zegt dat online vergaderen ook na de coronacrisis onderdeel van het werkende leven moet blijven.

Thuis én op kantoor

"We zien wel dat blended werken een grote voorkeur heeft gekregen: een stuk op kantoor, en een stuk thuis. Dat levert meer autonomie op", legt Van Rhenen uit. "Thuiswerken, en dus videobellen, zal blijven, omdat je tegemoet komt aan de wens van heel veel mensen."

De nieuwe tijd vraagt om nieuwe regels voor gezond werken. Van Rhenen pleit voor extra arbo-richtlijnen. Naast bijvoorbeeld thuiswerkvergoedingen en een werkplekcheck zou er ook een maximale tijd aan online vergaderingen moeten worden gesteld.

"Iets minder, iets korter en met meer pauzes", vat Van Rhenen het samen. Daar ben je overigens zelf ook bij, door video-afspraken niet vlak na elkaar te plannen. In plaats van een meeting van een uur, kun je ook kiezen voor 45 minuten, waarna je jezelf een kwartier schermpauze gunt.

Een effectieve virtuele vergadering

Wat is er nodig voor een effectieve virtuele vergadering? Het toonaangevende Amerikaanse tijdschrift Harvard Business Review heeft tips. Hier een selectie:

1. Test de techniek: doet alles het wel? Weet je zeker hoe je je scherm deelt als je een presentatie geeft, of heb je alleen de instructie gelezen?
2. Iedereen moet zijn camera aan hebben: zeker tijdens een lockdown, waarin menselijk contact tot een minimum is beperkt, zijn dit soort zaken belangrijk.
3. Houd je aan de vergaderbeginselen: begin op tijd, heb een duidelijke agenda, houd het kort.
4. Rustig aan met presentaties: het volgen van videovergaderingen kost veel energie, stel een maximum aan (de duur van) presentaties en vraag je elke keer af: kan dit niet in een e-mail? Videocalls zijn voor discussies en interactie.
5. Een ijsbreker: iets luchtigs tussendoor kan de intensiteit verlichten.
6. Spreek individuen aan: houdt iemand zijn mond? Vraag pro-actief om zijn of haar reactie.
7. Evalueer: vonden de deelnemers de vergadering nuttig?