'Even lekker buiten Zoomen': de vele voordelen van wandelend vergaderen
Vergader jij altijd vanuit huis of kantoor? Dan kan dat best pittig zijn. Een saaie omgeving, weinig frisse lucht en dus grote kans op overmatig gapen of gebrek aan creativiteit. Wat als je nou eens je telefoon pakt en de vergadering tijdens een wandeling houdt? Marieke en Wanda doen het al een tijd en kunnen het iedereen aanraden. "Ik dut veel minder snel in."
Marieke van Dijk (44) legt haar calls en vergaderingen tegenwoordig wandelend af: "Vorig jaar begon ik met de tienduizendstappen-challenge. Ik dacht: 'dat doe ik wel even', maar tienduizend stappen per dag is echt veel. Om die stappen te kunnen halen, besloot ik mijn vergaderingen – voor zover dat kon – wandelend af te leggen. Tegenwoordig zie ik het wandelen tijdens een vergadering ook als een manier om van iets wat soms niet zo leuk is, iets fijns te maken."
Vooral bij grotere online meetings
Het liefst wandelt Marieke zo veel en vaak mogelijk, al vergaderend of niet. "Wandelend vergaderen kan bijna altijd. Voornamelijk bij een meeting met een groter team waarbij je alleen toehoorder bent, is het perfect. Zelf heb ik elke maandagochtend een interne online meeting, die ik heerlijk in de buitenlucht doorbreng. Pas na die meeting ga ik achter mijn computer zitten."
Marieke hoopt andere mensen ook meer aan het wandelen te krijgen en is hier dan ook actief mee bezig. "Als ik een vergadering inga moedig ik de persoon aan de andere kant van de lijn aan om ook buiten te wandelen. Soms maak ik ze enthousiast en trekken ze ook hun schoenen aan. Dan lopen we samen buiten te Zoomen."
Buiten vergaderen heeft vele voordelen, volgens Marieke. "Ik merk dat ik betere vragen stel en me beter kan focussen op het gesprek. De frisse lucht en beweging maken me creatiever en daarnaast dut ik minder snel in. Vooral nu, nu het buiten zo koud is en binnen zo warm. Ook leer ik het weer en het buiten zijn steeds meer waarderen, iets wat ik eerder nooit zo deed."
Gevoel van spijbelen
Wellicht ben je zelf van plan om je volgende call eens wandelend te proberen, maar ben je bang dat collega’s je raar aankijken of denken dat je 'spijbelt'. Daar heeft Marieke een tip voor. "Kijk vooraf goed wat voor vergadering je hebt en bepaal of het haalbaar is om deze meeting wandelend te doen. Stel dat je moet notuleren of meekijken op een PowerPoint, dan is het niet zo handig. Let ook altijd goed op achtergrondgeluid. Dat kan storend zijn."
Toch denkt Marieke niet dat je je collega’s snel tot last bent, als je ervoor kiest om buiten te vergaderen. "Ik denk dat je vooral inspirerend bent voor je collega’s. Wandelwerken is wat mij betreft één van de voorwaarden om effectief te werken in de virtuele wereld van nu."
Ook Wanda Catsman (40) ontdekte het wandelend vergaderen. "Sinds een jaar loop ik tijdens een groot deel van mijn vergaderingen lekker buiten. Vooral tijdens een bilateraal werkt dit goed, omdat je niet zo ongemakkelijk recht tegenover elkaar zit, maar allebei met de neus naar voren loopt. Hierdoor gaan gesprekken dieper en soepeler."
Onverwachte privégesprekken
Volgens Wanda zijn er ontelbaar veel voordelen aan wandelend vergaderen. "Eén van de mooiste dingen vind ik dat je vaak tijd over houdt na het daadwerkelijke vergaderen en tegelijkertijd wandel je een rondje. Ben je uitgesproken over de onderwerpen die je gepland had, dan is er vaak nog wat tijd over tot je weer terug binnen bent. Hierdoor praat je over andere dingen met je collega of klant en ontstaan er leuke privégesprekken die je anders niet zou hebben."
Wanda: "Medewerkers die bewegen tijdens het werk zijn productiever, creatiever en fitter. Dit komt met name door extra zuurstof, maar ook door het zien van groen. Dat doet je hersenen goed. Je wordt positiever, oplossingsgerichter en energieker. Dit in tegenstelling tot je gesteldheid in een vergaderruimte, waar de omgeving juist steeds bedompter wordt naarmate de vergadering vordert."
'Je wordt positiever, oplossingsgerichter en energieker.'
Of er vergaderingen zijn waarbij je beter binnen kunt blijven? Volgens Wanda bijna niet. "Vooral nu in coronatijd waarbij we bijna niks fysiek doen en alles via calls, zeg ik: 'Ga wandelen!' Let er wel op dat je meteen na thuiskomst van je wandeling alles noteert wat je hebt besproken, anders was de vergadering voor niks. Bepaal vooraf ook goed wat je wilt bespreken en schrijf dit op, zodat je niks vergeet."
Bewegen en werken samenbrengen
Promovenda Ida Damen zette twee jaar geleden samen met haar team de WorkWalk op: een experiment en onderzoek over gezonder en beter vergaderen voor werknemers. "Bewegen en werken wordt vaak losgekoppeld van elkaar. Dat begrijp ik niet."
De WorkWalk helpt bij het stimuleren van beweging tijdens werk. "Het is een wandelroute van 1,8 kilometer op de campus van de Technische Universiteit van Eindhoven, die gebruikt kan worden als vergaderroute. Op de route staan 'meeting point signs', die verwijzen naar de te boeken overlegruimtes", zegt Damen.
Na het afnemen van interviews met wandelvergaderaars, bleek de 1,8 kilometer lange testroute een groot succes. Zó groot, dat er momenteel een plan ligt voor nieuwe, permanente WorkWalk-routes op de TUe campus, in verschillende afstanden. "Er komen straks vier routes, die elk ergens anders liggen. Hoe verder je loopt, hoe meer natuur je ziet. De langste route is 45-55 minuten, ongeveer 4250 stappen. De kortste route loopt door het hart van de campus en is 8-10 minuten, met ongeveer 800 stappen."
Suffe gedachte
Andere universiteiten willen de wandeluitdaging ook wel aangaan. Damen: "Bij de Universiteit van Tilburg komt een WorkWalk te liggen en ook bij de hightech campus in Eindhoven. FITT levert een belangrijke bijdrage in de ontwikkeling hiervan." (FITT is een consortium van vier partners: Fontys, Imec, TNO en TU/e, red.)
Volgens Damen is het belangrijk dat de nieuwe routes, in tegenstelling tot de oude testroute, een meer permanent karakter krijgen. "De nieuwe routes worden een duidelijk onderdeel van de infrastructuur op de campus. De eerste route was een tijdelijke stippellijn, die op den duur vervaagt. Dat willen we bij de nieuwe routes voorkomen."
Damen is zelf groot voorstander van wandelend vergaderen. "Vooral met deze donkere dagen, waarbij je weinig licht kunt pakken. Ik knap ervan op om buiten te lopen. Het geeft me energie. Vaak wordt bewegen gezien als iets wat je doet búiten werk, maar dat is naar mijn mening een suffe gedachte: je kunt het prima combineren. Zo heb je een actieve leefstijl, zonder in te leveren op je productiviteit."