Hoe supermarkten kerstdrukte te lijf gaan: 'Planning begon na de zomer'

Normaal zijn er op een werkdag ongeveer 600 vrachtwagens op de weg die voor Jumbo van de distributiecentra naar de supermarkten rijden. Rond kerst zijn dat er 850, vertelt directeur supply chain Karel de Jong. En die wagens maken op een dag ook extra ritten.

"Bij een kleine winkel komt normaal één keer op een dag een vrachtwagen met houdbare producten en één keer per dag een truck met vers en diepvries. Met kerst wordt dat verdubbeld. En naar een grote winkel zoals een foodmarkt gaat met kerst ieder uur wel een truck."

Heel strak plannen

Dat is heel strak plannen. Want zowel bij het laaddock van het distributiecentrum, waar de chauffeur laadt, als bij de magazijndeur van de supermarkt waar gelost wordt moet er plek zijn. 

Bovendien betekent extra verkoop ook dat de leveranciers van de supermarkten meer producten moeten leveren. Als er voorraad het distributiecentrum uitgaat, komt er weer nieuwe voorraad binnen. 

De Jong: "Direct na de zomer beginnen we al met plannen. We maken een apart rittenboek en werken met forecasting. We weten op basis van eerdere jaren wat in welke supermarkt goed verkocht is en welk volume we dus moeten aanleveren en wanneer. Het onbekende zit in nieuwe producten die dit jaar voor het eerst in de winkels liggen."

Kerstinkopen in twee stappen

Nederlanders doen de kerstinkopen vaak in twee of meer stappen. Houdbare producten slaan ze vanaf 2,5 week van tevoren in. Verse producten kopen ze echt de dagen voor kerst, vertelt De Jong.

Bij de planning werkt Jumbo met meerdere kerstscenario's: een wat lagere omzet, een gemiddelde omzet en een extreem hoge omzet. Daar wordt ad hoc het logistieke proces op aangepast.

"Maanden van tevoren gaan we al met onze transportpartners, onze eigen medewerkers en met uitzendmedewerkers in gesprek. Hoeveel extra capaciteit is nodig? Nieuwe medewerkers stromen een aantal weken voor kerst al in zodat ze bij de drukte goed opgeleid zijn."

Carpaccio populair met kerst

Jumbo heeft een centraal distributiecentrum (dc) in Nieuwegein. Hier ligt bijvoorbeeld normaliter de carpaccio. 

"Dat wordt buiten de feestdagen om minder vaak verkocht. Met kerst is het een hardloper dus brengen we het vooraf naar de vier regionale dc's. Daarmee creëren we extra capaciteit in het centrale pand. En spreiden we het enorme volume van de hardlopers over meer dc's," zegt De Jong.

Kattenvoeding en shampoo vooraf gevuld

Om te zorgen dat de vakkenvullers in de winkels zich met kerst op het eten kunnen focussen, worden producten als babyvoeding, kattenvoeding en shampoo twee weken vooraf al extra aangevuld in de winkels.

Zeker de kleinere stadswinkels hebben beperkt plaats. Toch wil Jumbo geen reguliere producten uit het schap halen om plaats te maken voor kerstproducten.

"Er zijn altijd wel extra verkoopplekken. Losse koelmeubels waar normaliter bijvoorbeeld een maaltijdidee ligt, vullen we dan met een kerstspecifiek product. En we plannen minder reguliere acties in."

Thuisbezorging

De producten die klanten laten thuisbezorgen komen uit een ander centraal magazijn. Dat wordt naar één van de 19 bezorglocaties gebracht en verder uitgereden. Met kerst zijn bestelblokken vaak sneller vol. 

"We kunnen dat niet zoveel opschalen als in onze winkels. Dat heeft met beschikbare bezorgbussen en opgeleide medewerkers te maken."

Sneeuw grootste angst

De Jong's grootste angst? Dat het gaat sneeuwen in de kerstweek. "Dan ontstaan er files en klopt de planning soms niet meer. We moeten dan alle zeilen bijzetten en opnieuw plannen. Maar als het niet sneeuwt, is het als het goed is voor mij een hele leuke week waarbij ik onze collega's op de dc- en winkelvloer wat kan helpen. Alle voorbereidingen zijn dan al gedaan."

Andere supermarkten

Ook andere supermarkten zijn maanden van tevoren al bezig met de kerstweek. "Qua logistiek bereiden we ons extra goed voor. Winkels worden eventueel vaker geleverd en indien nodig zetten we extra chauffeurs in. Het maken van die schema’s is complex, waardoor we hier op tijd mee starten", zegt een woordvoerder van PLUS Supermarkten.

Op de distributiecentra worden voldoende mensen ingepland om alle bestellingen te verwerken en klaar te zetten voor transport naar de winkels.

Ook Albert Heijn start maanden van tevoren met de voorbereidingen, aldus de woordvoerder.